排此类访问而著称的华盛顿州三角点顾问公司,要求客户主管在访问前先读八本书,并且接受八十个问题的测验,然后才能安排他们去拜访其他公司。
在出发前拟就一份题库,让对方晓得你想知道什么,而且先问清楚有哪些问题不可以问、是否可以拍照等。准备充分的拜访常会令你惊喜,或者会得到一些意料之外的答案。明确的目标可帮助你问该问的问题;而了解你的原始动机,将可使你在事后了解这次访问是否对你有所改变。
4出门拜访。出门访问别家公司的时候要找几个公司里的人陪着,在事后可互相参考笔记,而且回公司报告时声势也大一点。
到拜访的那一天,你要做下面几件事:
▲带一份精致的见面礼,以表示感激他们所给你的指点。
▲注意双方都重视的问题,以及说出你的奋斗经过。你的对,象说不定也想从你身上学点东西,因此说的故事可以用来引发一些话题。
▲准备书面问题,指定由谁来发问。注意时间,以免该问的问题来不及问。
▲不要怕问问题,如果有不该问的地方,对方会让你知道。
▲赞美你所见到的,同时避免批评或指点。不要给对方你比他知道得还多的印象,但仍能得到你需要的东西。
最后,不要一味追求你想知道的答案或技巧,以免错过看起来不太重要、但事实上能帮助你的启示。巴雷托最近一次赴日本考察时,就对每一家公司广泛的使用图表、记号或照片来阐明问题,感到十分惊讶。有效吗?当然。他当时注意力都在别处,但不可避免的会被这个现象吸引。于是,他带了这份意外的收获回家,现在公司的墙上挂满了图表。
5任务后简报。一个访问团回来后,几乎都会带回来一大堆互相混淆的观感,除非加以整理,否则永远无法收到全效。安排任务后简报,而且要在出发前就订好时间,不然会因忙于处理新问题而忘记了。除此之外,在出发前就排定回来后简报的时间,表示你是认真的,而不是出去玩玩。
混合使用以下三种任务简报的效果最好。第一,简短的全队简报,这最早甚至可在你们一离开对方公司就开始,以求能捕捉并讨论第一印象;第二,正式的简报,详尽的研究所见所闻,以及对公司有助益的地方;第三,每一名团员分别撰拟书面报告。
6化学习为行动。决定学到什么和要采取什么对策之后付诸实施。在公司内设立行动小组,明订目标和评核标准,以供你们真正评估、吸收和运用这些知识。
7将所学传遍全公司。明订公司所应采纳的重要作法,不只是局部的,而必须是全面的,然后把你在其它公司所学到的东西予以消化整理,以演说、研讨会、录影带等任何方式,让全公司的人都可以学习并活用。反复强调你的新知,以显示你相信公司可以因此脱胎换骨。
8以成绩向老师证明。不要忘了帮助过你的公司,告诉那些人你学到了什么。过一段时间之后,再告诉他们你学以致用的结果和碰上的难题,保持接触的结果,是你可以使他们进一步了解他们自己的作法,激发他们帮助其他人的意愿、同时在遇到新问题时,你永远可以再向他们请教。
9重复循环。当你开始看到改进没有成果,或是成果迟迟不出现的时候,就表示你得重新找出问题所在,并且向更多的机构寻求协助。此时的你已进入所谓"持续改进回路"。
成了赢家后仍然要学习
巴雷托说,汲取他人经验是第一步,你愈学愈发现强中更有强中手。
把你企业中每一个环节的表现与各地的同业表现相比。制造福特"金牛星"轿车的工程师在设计四百多项原件时,立志要使这些原件成为"同级冠军"。在福特看来,这个目标他们达到了77%,但是还在继续改进其它的部分。日本制造商现在已无法在设计上超越福特,但是在生产时间上仍然占有优势。
全录的员工都知道,他们必须随时准备与全球各地的同业相比,纵使在影印业务上的确已无可比,但是在参观过比恩公司的
仓库之后,全录已将其本身的仓储管理予以重新配置。除此之外,全录还将其实验室研究成果出现在产品上的速度与其他大公司相比。
自己变成赢家之后,更要潜心学习。美国康州诺瓦克的史都李奥纳是全球管理最好的超市之一。史都李奥纳有一辆巴士,公司就利用这辆巴士定期载员工出去参观别的同业,有时还远到四百英里以外的超市参观。他们把这种实地参观叫作"一个点子俱乐部",每一个员工至少要找到一处别家超市比史都李奥纳强的地方,而且要提出如何可以迎头赶上甚至超越的点子。
玛利欧特派员工去住在其他的旅馆,拿那些旅馆的一些服务项目,像是肥皂和洗发精的品牌、特别服务,或是订房手续等,和玛利欧特相比看看有何不同。
观摩与比较通常会促使一家公司采取最有效的改进措施,立即树立原以为不可能,但实际上可能达到的目标。摩托罗拉于1981年订下似乎难以达成的目标:在五年内将品管统计方法改进十倍。结果在1983年底他们就比预定期限提早两年达成这个目标。接着摩托罗拉参观了一些日本最好的公司,学习到如何将生产过程失误减低到最少,于是他们回去又树立了许多比上回更严格的新标准。
摩托罗拉的副总裁诺克斯说:"我们现在明白,一个人必须树立高远和不可能的目标。以前我们的年增长率维持在15%,如果我们将增长率提高到20%,大家会多流一些汗,达成公司的要求,但是不会在作业方式上有什么真正的大改进。如果现在我们说要达到十倍的增长,那大家就知道这非得痛下苦功不可了。"
任何人都能找到赢家并加以模仿,也许你可以从你的最佳供应商或最佳顾客开始。第一芝加哥公司发起一项品管运动的时候,他们知道这跟许多著名的大公司--3m、ibm、西屋、福特都有关系,于是计划去向这些公司求助,有些公司甚至向他们的日本关系企业学习。
小公司刚开始可以先向飞递或全录这些供应商学习。即使『政府』机构都可找