产品样品。

　　(3)发请柬。请柬或通知必须明确时间、职工家属是否在邀请之列、以及对儿童有无人数或年龄限制。要求职工提出他们希望邀请的补充名单。

　　(4)准备展览品和陈列品。参观工厂如加上直观器材会更有意义。这些器材会加深参观者的印象，使他们觉得公司是一个良好而安全的工作地方，而且公司的计划表明前途大有希望。除产品展览外，许多公司设计五颜六色的标记，以表明对每一个主要设备项目的投资额、提供一个职业岗位的平均成本、以及公司销货现金的情况。

　　(5)训练工作人员并使他们处于待命状态。召集所有部门的负责人和第一线管理人，向他们解释最后计划并争取他们的协助。假如第一线管理人自己不能担任向导，就请他们推荐向导。把情况简介写成摘要提供给向导。准备和分发对可能提出的问题的答案。

　　(6)准备各项设备。包括指示到公司所在地的标记，安排适当的停车场和为访问者引路的服务员。标明休息室，检查急救用品，油漆通道线或方向标记，在等候的地方提供增设的座位。假如没有自助食堂或恰当的招待与休息的地方，就搭一个帐逢，供访问者聚集和进行社交活动。

　　(7)拟定礼仪。行政部门的礼仪对自由参加的招待会的成功起着重要作用。主人和迎候者是重要的，但是员工有机会和公司高级代表面对面的接触是最重要的考虑因素。在某些场合，由公司的高级职员正式向整个集会发表讲话；在另一些场合，由公司的高级职员正式向整个集会发表讲话；在另一些场合，开始参观的每个小组，都受到高级职员的欢迎。有一位总裁把在参观结束时向每一位访问者致意作为他自己的任务，他认为最后的印象是最有意义的。

　　3公司宴会和圣诞节聚会

　　大多数公司都在圣诞节聚会。公司圣诞节聚会比公司其它集会更可能供应含酒精饮料。如果聚会计划包括烈性酒，管理部门应考虑以下细节：

　　(1)包括员工的妻子或丈夫，最好发一封邀请信。

　　(2)安排在聚会开始不久就供应足够数量的食物。早开始，早散会不但减少饮酒量，而且大量减少交通事故。

　　(3)安排一些娱乐节目，喧闹的集会往往可以通过关闭酒吧、改为演出而使之安静。

　　(4)关闭酒吧后以最后一项活动使庆祝活动达到高潮，抽奖和发奖品可使参加庆祝活动的人有充足时间在他们离开以前安静下来。

　　4全公司大会的核对细则

　　对人员配备的要求：

　　(1)会议总主持人。主持会议，对会议负有管理责任，但是把准备工作委托给别人负责。

　　(2)项目指导人。受会议总主持人委派，负责项目的计划、组织、全面指导和协调，负责项目的全部人员活动、材料和设施，批准全部财务开支和契约协议。

　　(3)规划经理。辅助并对项目指导人负责，安排规划内容、会议议程、发言人的获得和照顾、大会专刊等。

　　(4)项目公共关系经理。受项目指导人委派，负责公司的宣传和宣传的内外交流，以及和报刊与公众的关系。

　　(5)设施经理。受项目指导人委派，负责用于会议的全部专门设备、材料和供应品的订货、安装、保养和处置；负责布置和维护会议场所。

　　(6)食品和娱乐经理。受设施经理委派，负责订购和监督全部食品和饮料的供应，并监督会后的食品供应的清理；安排和协调表演娱乐节目的人。

　　第一阶段(开会日期的数月前)：

　　①确定宗旨和目标。

　　②任命项目指导人。

　　③考虑暂定方案。

　　④使公司所有工作部门介入，并征询其意见。

　　⑤估计费用。

　　⑥规划暂编预算。

　　⑦规定没有互相抵触的日期。

　　⑧预定会议场地。

　　⑨聘请外界发言人或安排娱乐节目。

　　第二阶段(开会日期前二三个月)

　　①完成人员配备。

　　②确定组织机构计划及权力分工。

　　③确定工作预算和开支程序。

　　④完成最后方案。

　　⑤通知员工开会。

　　⑥着手宣传方案。

　　⑦邀请特别来宾。

　　⑧为场地、食品、娱乐节目、额外桌椅，以及专门设备订立合同。

　　⑨准备展览品和陈列品。

　　１０订购指示牌、装饰品、旗子或花。

　　１１落实装饰品和装置符合消防和安全规章。

　　12准备专门设施。

　　13预定专用电话和其它临时装置。

　　14预定视听设备、黑板、法兰绒板和其它提供真实性效果的用具。

　　15协调和确定发言人，以及对发言人的介绍。

　　16指派和训练各主持人，各向导，各示范表演人，以及停车场、失物招领处、衣帽存放间和登记处的服务人员。

　　17预定免费样品或是纪念品。

　　18预定证章、邀请信、小册子、入场券和其它印刷品。

　　19聘请摄影师。

　　20 建立与本地报纸、杂志、电视台和无线电台的联络。

　　21使公司主管人员和监察人熟悉行动的最后计划。

　　22为万一发生“临时空场”而安排应急发言人(或娱乐节目)。

　　第三阶段(在准备期的最后几天)：

　　①检查最后方案和完成行动计划。

　　②检查登记处或招待处是否备有证章、登记单、打字机、恰当登记方法、电话、布告栏、一般和紧急通知。

　　③检查每次会议指定的场所，核对座位计划设施和设备。

　　④检查以下各地方是否都恰当地安置了标记：接待、参观、登记处、方向、陈列室、救护、失物招领处和停车场。

　　⑤为扩音系统和视听设备确定专门设备操作员。

　　⑥再一次确定发言人的计划，需要的协助，黑板、粉笔、黑板架、指示器和视听设备均已备齐。

　　⑦核实每一个方面均已就位待命(包括人手和设备)：食品和饮料服务，衣帽存放间，发言人和娱乐节目演员的休息室和化装室，来宾停车场。

　　⑧核查专用电话装置和其他交通工具。

　　⑨检查保安人员和应急安排。

　　第四阶段(会后立即进行)：

　　①亲自向发言来宾和其他特殊贡献者致谢。

　　②计算出席人数。

　　③拆卸和退还租来或借来的设备。

　　④寻找被遗忘的器材物品。

　　⑤监督和彻底检查清理工作。

　　⑥检查是否有可能引起火灾或安全事故的危险。

　　⑦把所有场地移交安全巡逻队。

　　第五阶段(在会议期后一周之内)：

　　①在项目工作人员中发动讨论会，以征求建议评估并了解未了事项的状况。

　　②向发言人和其它有特殊贡献者致函正式表示感谢。

　　③检查存货和清单，以确知全部财产、设备和材料都已有了着落，并已适当处置或退还。

　　④要求工作人员核实全部发票、发言人的报