数变为复数（3）用one，you，he or she，his or her来代替男『性』的代词。不要多次重复使用同一种方法，因为那样会导致单调的重复。

准则2：在文中要平等地提到男『性』和女『性』，在提法上要具有一致『性』。在文中第一次提到一个人时要使用全名，随后可使用姓或名字。

准则3：避免不必要的称号和模式化的称呼。使用通用的全称称呼或者对男『性』和女『性』都适用的词语。

准则4：在工作头衔的词语上，避免使用带用"man"或"woman" 的前缀或后缀。

准则5：当需要以『性』别来意指人的时候，使用彼此平行对应的语言。

2.注意要简洁

简洁是指用尽可能少的词来完整地表达出想要表达的信息。无论在时间上还是在金钱上简洁会增加有效『性』并可能会减少成本。如果你想简洁地进行交流，冗长的词语和罗唆的赘言是应该克服的主要问题。

赘言是指用太多的词语表达太少的语意。比如，你想在信函中将下列句子写给客户："按照贵方的要求，我方将寄去500份货物装运单"。你写成："1n ccpliance with yourrequest，i am sending you a large number of shipment forms.这句话中的信息可以用更简洁的方法表达："as requested，i，m sending you 500 shipment forms".你也许会注意到，第一句话几乎用了比第二句话多一倍的词语。

3.内容清晰

商务活动中的许多误会很多时候都是由于不清楚的信息造成的。因此，如果你想让你的商务信息清晰明白，尽可能使用具体的词语。下面三个指导准则会帮助你提高你商务写作的清晰『性』。

(1)在抽象的术语前加上某些词语，使之更清晰完全地进行定义或解释。

(2)通过在引入某一抽象术语之后用句子进一步地对之进行解释，来使抽象的概念少一些抽象『性』。

(3)当某一术语或概念对你信息的表达非常重要的时候，尽量使用最具体的词语。

4.感情要真诚

在商务写作中，表达真诚之意是你会遇到的最难的事情之一，但它却是最必要的。仅有诚实的意向是不够的，你需要在书面信息中将之传达出来。在交流中传达真诚的主要因素有：表现自信，不做过多的奉承，避免表现不必要的谦恭。

表现信心：传送缺乏信心的信息当然会引起对方对你的疑虑，相反地，表达出自信可帮助你实现目标。但也要避免过度自信

听起来过分具有信心绝对不会带来益处。如果你表现得过分想当然，对方会认为你是专横而傲慢。在过度自信的陈述中，使用以自我为中心的口气，会令对方不愉快，并会对你的信函内容大打折扣。

使用含有惊讶、惊奇、震惊之意的词语。诸如："我们很震惊地得知……" 和"你所遇到的资金问题真是令人罕见"这类的表达都不完全是真实的。对方知道是这样并会出现负面的反应。请看下面的例子：

不真诚的语气真诚的语气

当我们得知贵方选用了x牌子产品时，我们深深感吃惊。

真诚的语气

多谢贵方考虑我们的产品，当你们下次询盘时请告知我方。我们会为贵方提供质量与价格最具竞争力的产品。

通过对上述例子的对比，我们来看，哪一种陈述会有损日后彼此双方的交往？左边的说法采用了冒犯的语气，右边的说法则是积极的，有建设『性』的，诚挚的。因而，在任何情况下，要将具有惊愕、惊奇等含意的语言从商务文书中去掉。

避免使用命令或烦扰对方的语言

一些试图致力于表现真诚的语言听起来很不悦耳，难以令人置信，并具侵扰或要求对方做出某些行为。这些都是应该避免的。请比较这两个例子：（从略）

虽然在商务写作中你应该对对方表示尊重，但过度的表现会显得虚伪而不诚恳。大多数时候他们使对方尴尬，并导致对方来怀疑你的真正动机。比如："我知道像您这样的重要人物一定非常繁忙，但是能否请您从您宝贵的时间中抽出几分钟来……"就不如这样说："我们很需要像您这样的权威人士的意见，请您抽出几分钟来……，好吗？"

只有在场合恰当的时候才称赞对方，这样，你的诚意才可被认可。

这样的提醒也适用于谦恭的表现用语。例如：

"请您抽出几分钟来……好吗？"就要比"我是否可以求您帮个忙" 的表达方式好。

诸如"您可否行行好……""如果您……我将终生感激不尽""我只是一个小职员，但……"这类的表示方式都不必要地降低了你的地位。为了避免这样，你应该直言你的要求并说明它的合理『性』。

5.写作范例

(1)邀请函：例子：本集团定于 9月10、11、12日连续三天在西安展览中心举办一次新产品展览会，同时为国内外客户举办一系列讲座。

展品由本集团100家公司提供，展品中有你们特别感兴趣的电动复印机及真空吸尘器。

想必你们对本展览极感兴趣。我们十分乐意邀请你们参观。请于9月10日星期一下午赶到。展览会结束时间为下午6点。

我们希望你们能应邀光临。若能告知到来时间，我们安排迎接。

（2）感谢信

例子：我现在已回国。在此对您给予我的极其热情、友好的接待表示衷心地感谢。与您本人和你们的董事们见面是我长期以来的愿望。现在我惟一的希望是将来你们能来我处访问。

我十分感谢您的友善。感谢james furbisher先生带我们参观工厂。

再次感谢您。

(3)祝词

例子：致欢迎词女士们、先生们：

很高兴各位不远万里从美国来到本公司访问。各位知名人士莅临本公司，我们深感骄傲和荣幸。

我公司全体员工将竭尽全力使各位的访问愉快且不虚此行。今天我们将向诸位介绍我们新建的工厂和研究中心。如果大家有什么问题，别客气，尽请发问。

在此谨向各位表达我个人最诚挚的欢迎，并衷心期盼各位的来访将会卓有成效而且意义

(4)请柬

例子：请柬

为庆祝威尔伯恩公司成立45周年，兹订于10月10日(周一）晚上 8时在里瑟夫币柳林街 37号举行招待会。

敬请

光临

威尔伯恩公司董事会谨订

(5)建立贸易关系信函范例

例子：敬启者：

贵国在本市的商务参赞处把你们的业务范围告诉了我们，而你们的业务范围又正好和我们的一致。

我们是西安最大的电器用品进口商之一，愿意与你们建立业务关系。我们的开户银行是中国工商行银行西安支行，该行可向你方提供我方的信誉和资金情况。

目前我们对无绳电话感兴趣，请尽快寄来最低报价单。

谨上

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【申明:本书由