性』和自主『性』,使行政组织的工作人员在和谐的组织环境中富于创造『性』地工作,也同样是行政组织管理中必须解决好的一个重大课题。围绕着行政组织管理中人的积极『性』、创造『性』和自主『性』的激发和提高等问题,行政管理学家和行政管理工作者也在一般管理理论的指导下,在行政管理实践的基础上,总结出许多以人为中心的管理方法。其中,较为常用的有民主管理、提案制度、工作扩大化和公关管理等。
(1)民主管理
从一般管理学的历史来看,对组织采取以人为中心的管理方法是在以效率为中心的管理方法之后提出来的。20世纪30年代以后,管理学家们发现,提高人的积极『性』,发挥人的主动『性』和创造『性』更为重要。由此将管理学的重点转向了管理中的人本身。这就是以行为科学为主要内容的人群关系组织理论和管理理论。
(2)提案制度
所谓提案,就是各种有关行政工作及其改进的意见或方案,也称合理化建议;所谓提案制度,就是运用制度化机制对行政工作提案的收集、处理和反馈等进行管理。提案制度既是以人为中心的一种重要的管理方法,也是民主管理方法的体现和深化。
(3)工作扩大化
工作扩大化也称工作丰富化。这种方法主张人不应长期局限于某项简单的工作,而应使人有机会接触更多的工作内容,包括变换工作岗位。这样,人感到能在更多的方面发挥自己的潜力,对工作有新鲜感,从而克服不满意感,增加满意感。工作比较满意则有利于激发工作热情,更有利于提高工作效率。
对于行政组织的管理工作来说,采用工作扩大化的管理方法,最为关键的是要搞好工作设计和建立、推行公务员交流制度。
(4)公关管理
所谓公关管理,就是将公共关系全面运用到行政组织管理中去。在现代社会中,应将公共关系看作是一项重要的资源来开发。公共关系是一种感情投资,而在人们的互相交往中,感情的作用常常是很微妙的。在一种感情下,难办的事情会变得好办;而在另一种感情下,好办的事情也可能难办。而人都是有感情的,因此,通过公共关系来激励感情,是以人为中心的管理方法的又一个重要途径和方面。而要搞好公关管理,就必须着重了解公关的含义、行政公关的必要『性』、行政公关的程序以及行政公关的基本方式等问题。
2.管理方格法
以效率为中心的管理方法,注重的是工作任务的标准化及其完成;以人为中心的管理方法,注重的是员工的社会、心理等需要的满足。事实上看,行政组织的管理工作是为了实现一定的行政组织目标而进行的,而行政组织的目标则是为了实现一定的工作任务而制订出来的。因此,在行政组织管理中,如何做到关心工作任务也关心员工,既是行政组织管理理论的内在逻辑要求,也是行政组织管理实践的客观需要。这种逻辑上的要求和客观上的需要必然引起管理学家们的重视并加以研究,研究的结果便形成了"管理方格法"。
布克莱和莫顿于1964年出版了《管理方格》一书,首次提出了管理方格法。1968年和1969年分别出版了《通过方格组织发展理论获得最佳效益》和《通过方格组织发展理论建立一个生机勃勃的组织》两本书,对其"管理方格法"进一步进行论述和分析。他们提出的人与任务相结合的管理方格法所包含的内容是十分丰富的,但最为主要的是绘制管理方格图、对管理方式在坐标图中所属类型的诊断和怎样达成最佳的管理方式三个方面。
那么,管理者又应该怎样做才能实现此目的呢?对此,布克莱和莫顿设计了一个方案,共分为如下六个步骤:
第一步是通过现场培训方法来研究管理方案,把它们理解组织行为的框架。这一阶段的内容和任务主要是让管理者熟悉、理解管理方格图,根据管理方格图来对自己的管理方式进行分析。
第二步是把重点放在现场培训上,让实际职能部门掌握解决问题的方法。这一阶段的内容和任务主要是把各部门的管理者集中起来,让他们了解管理方格图的基本原理,提高他们估价自己管理方式的能力,同时促进他们彼此间的团结与合作。
第三步是采用同样的方法,但限于那需要合作和协调的公司单位之间的实际工作中应用。
第四步是为小组制订目标,使整个组织发挥最佳效益。
第五步是在收到预期变化成果的基础上,进一步采取适当的行动来加实施,以取得理想的效果。
第六步是为衡量前阶段的变化以巩固它们,并为将来制定新的目标。这一阶段的内容和任务主要是对整个计划、实施过程、成果等进行评估,巩固已取得改革,并使之不断推进。
3.权变方法:以动制动
在管理学的发展过程中,很多管理学家特别是行为科学家都论术并形成了必须针对组织特别是人的复杂情况,而在管理方法上采取权变的观点和方法。
(1)变动不拘的管理环境
组织及其管理的系统观把组织看作处于一个环境系统之中,其内部又由目标价值分系统、社会心理分系统、技术分系统和结构分系统构成,这内部四个分系统还有一个汇合的部分,就是管理分系统。
运用权变的观念和方法来对行政组织进行管理时,首先必须看到不存在普遍的适应于所有环境的原则。也就是说,在对行政组织进行管理时不存在千篇一律的最好方法。
其次,在运用权变方法对行政组织进行管理时,要求我们要善于对行政组织及其环境的特点进行"诊断"。根据行政组织与环境的特点来确定行政组织的目标,并调整行政组织结构,协调行政组织活动,使行政组织能适应环境的变化而存在和发展。
(2)创造行政组织管理的艺术
行政组织的管理艺术,指的是行政组织管理者在一定的知识经验的基础上,为有效地达到行政组织的目标而灵活运用的各种技巧、手段和特殊方法。行政组织的管理艺术是行政组织管理者智慧、学识、才能、胆量。经验