要将权限委让给员工的时候,往往会产生一种矛盾心理。一方面是将权限委让给员工后,怕他经验不足而遭到失败;又害怕他表现太好,成绩显者而影响自己的声誉。此外,对职权的留恋,也是因素之一。它毕竟是自己掌握多年的东西,一旦要放手,难免有些不乐意。各种心理上的障碍很多。因此,权限的委让,虽然在理论上行得通,实际上却问题丛生。可是,要施行有效的教育,这个困难是非克服不可的。给员工多少工作,就应该委以与工作相匹配的权限,使他在细节处不必事事请示,自始至终能自由裁决、独立处理。这样他才会有信心,且主动积极地去从事工作。
独裁式的命令指挥,员工是不会心服的,一味地盲从,更是无法实现继续教育。最重要的是,让员工能心甘情愿地接受主管的命令。而要他们乐意接受,就必须让他们知道命令的真意和工作的内容,因此,让员工参与计划,也成为一个重要的步骤。
将工作分配给某一个员工之前,要让他参与计划,发表意见。这样他才会有参与感,觉得自己的经验、意见或知识受到了重视,于是为了完成目标,会自动而积极地去工作。他会对自己说:“这件工作不是他人命令我做的,是我认为自己该做的。”因此在和谐的气氛中,一种自动自发、积极进取的体制,便由此而确立了。
分配了工作,就必须先互相沟通。这种沟通的目的,是给予员工工作上应注意事项的重点指导,并听取员工对工作的意见或建议。在这里特别要注意的是,一定要双向地互相沟通,不要演变成主管单方面地训话。
沟通的方法很多,不过,员工迫切想知道的,就是自己现在的状况,或所完成的业绩,而答应他们的要求,也算是沟通的一种。
可是,很多主管为了怕麻烦,而有意逃避这种沟通,这是大错特错的做法。严格地说,是自己杜塞管理的通道,失去指导员工的大好机会。其实这种沟通就是继续教育的重点,也是日常管理不可缺少的条件。
要员工成长,必须先造成成长的环境。第一,要让员工知道主管是信任他的。这种被信任的感受愈深刻,继续教育的成功率就愈高。
第二,主管与员工之间不要有隔阂,必须造成员工有什么意见,有什么困难,都敢向主管反映的事实。
主管人员的权力或地位,对于与员工的互相信赖关系的形成,丝毫没有帮助,最重要的是主管人员平常的作风和态度。事实上,不信任员工的主管,已经失去了做主管的资格。“工作是创造团体、培养团体的教师”,这句话含有深奥的道理;而主管对工作的分配方法,与团体的构成有密切的关系。
川喜田教授曾经说过:“在进行日常工作的过程中,员工会感觉到‘我在成长中、充实中,在做人方面也在进步中’。再者,他们还认为‘我在做值得做的重要工作。为了圆满完成任务,我要下功夫认真地去做’。”这是形成团体的重要条件。不是集合几个人就可叫做团体的。主管对工作的分配、对工作的指示,都能使每一个员工产生上述的想法,才能造成“真正的团体”的优良风气。
在真正的团体中,主管要明确地指出工作目标,鼓动员工对工作的信心;员工则要发挥团体的力量,共同努力完成业务目标,在这样的团体中,每一个人为了自己的目标,也是团体的目标,才能确信自己在充实中、成长中。
因此,团体的构成,不是消极地维持员工之间的和睦,应该一方面为培养具有活力的员工而实行再教育,另一方面使它变成能如期完成工作,且有活力而积极进取的团体。
由于员工的经验、知识、技能及担任的业务各不相同,所以在实行教育的期间,要测验他们到底进步多少、成果如何,必有一个客观且公正的标准;缺少这个训练标准,就不能做正确地判断与评价。
企业要靠教育来培养工作的能手,所以,应该以工作为发展中心;而教育是以贯彻“工作为中心”做为第一要件。那么,什么是“工作的能手”?用什么标准来判断?首先,应将现有的“工作的能手”所具备的条件一一列举出来,然后召集这些“工作的能手”来做广泛地讨论。经过取舍选择之后,训练标准就制订完成了。
对训练标准的制订,多数主管会提出种种理由来反对,比如工人的新陈代谢快,产品时常改变,时间上的不允许,恐怕浪费太多等。其实从时间和经费这个观点来看,在变化愈激烈的工厂中,愈能拟订训练标准。它不仅不是浪费,而且变化愈大愈需要训练标准。用合理的测量器来测量教育的施行效果,是刻不容缓的。
与员工共同来拟订训练标准,用这个标准来测量日常工作,才能合理且有计划地训练员工。
自松下电器公司实施“依据目标的教育”的措施以来,已经过了二年,现在,第三期正在进行中。从过去引入这类方法的经验来看,今年是最重要的一年,说不定计划会“无疾而终”。
“依据目标的教育”只是刚开始施行,虽然只有短短的三期,但是,效果显现出来了。“教育是百年大计”,短时间是无法看到成效的,但我们的教育却打破了旧有的观念。
过去在不公开的原则下,单凭主管好恶而评分的“考绩”,现在却由主管与员工双方根据业务目标,公开做公平的评价。也就是说,员工有生以来第一次给自己评分(自我评估),同时也知道了多年以来亟欲知道的“上司对我的看法”。
这两件事对员工的影响很大,这由他们认真填写“业务目标制订及评价表”中的“自我评估”栏就可以获得证明。“自我启发”也是一样。由于教育的实行,员工有生以来第一次为业务目标的完成,必须选择自我启发的主题;也领悟了把自己锻练成为一个“能干的人”,应该如何地去做。
由于他们能自动地制定具体的业务目标,因此成果的评价也能客观而具体地进行。结果不仅工作能力提高了,而且目标也都能圆满达成。
这个事实也可以证明,主管与员工为考绩(评价)所做的沟通,是促进员工成长的重要因素。
在主管方面也出现了这种变化,他们所写的“员工指导计划”,开始的时