程之后才准许开会。

　　为让与会者对会议及早作准备——包括心理准备及实质准备——议程应随会议通知事先发给与会者。

　　虽然并非所有会议都需要正式的议程，但是与会者至少应当事前有所了解，以便做好准备。议事日程是受到尊重还是被忽视，这与管理部门对它的利用程度是成正比的。

　　但书面的议程有另一个重要好处：会议领导者将集会的目标写成书面的议程，有助于会议目的的具体化。这样，议程就能使会议按照既定轨道进行，让主持人能集中他的精力去处理参加会议人员彼此之间的相互影响。

　　拟定议程的责任通常落在会议领导人的肩上。但是，人们一般对他们参加创造的事情才愿意予以支持。提前参与能使那些参加会议的人依照拟定的议程把问题看得更清楚。下面是可能有助于鼓励与会者参加的一些建议：

　　(1)对将要讨论的问题要求及早思考。

　　①对问题的解决或处理，有哪些看起来是行得通的?

　　②哪些是显而易见的危险?

　　③所要讨论的问题其最后结果可能意味着什么?

　　(2)如果时间允许，把参加会议者的建议合并到暂定议程里，提前分发，以征求补充意见。

　　(3)提前向与会者简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作，例如抽样调查员工意见，汇集统计数字，或搜集背景资料。

　　会议常因野心过大的计划而在一开始就注定失败。下面是制定实际可行的目标的一些建议：

　　(4)可能的话，把议程的话题限制在同一个主题范围内。这有助于从容进行，同时使必须参加企业会议的人数减到最少。假如议程中有不同主题，可以分别安排为两个小会进行。

　　(5)假如这些主题之间没有关系，要力求少安排一些话题。因为要使与会者从他很感兴趣的问题转到兴趣不高的问题上，而又始终全神贯注，是很困难的。

　　(6)设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目，辅之以不需大量准备的次要项目。

　　(7)不把某些特殊的(有势力的)管理人员的“心爱项目”列入议程。

　　(8)提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。这样就可以确定：每一项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍。这是一种利用以前会议记录实际可行的方法。

　　(9)在议程上要表明会议开多长时间。与会者知道会议不允许超过时间，就会更加积极。

　　(10)对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的话题，要安排充分的时间。

　　(11)要记住注意力的持续时间是有限度的。对一位实业家来说，有效的会议一般持续一个小时，当会议进行了一个半小时，就接近效果递减的临界线了。

　　(12)假如会议必需开到两小时以上，应安排中间休息时间。

　　(13)假如可能，要留出会后交谈和娱乐的时间。

　　会议通知的派发

　　很多会议召集人，常常为送发适当的会议通知而头痛。这可能是因为他们的疏忽所造成，也可能是因为他们太过匆促地决定召开会议，以致欠缺足够时间作妥善的斟酌所造成。

　　一份良好的会议通知，在内容上至少应包括下列五项：

　　(1)开会的时间(包括日期及起止时间)。

　　(2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。

　　(3)会议的目标。

　　(4)与会者须事先准备的事项。

　　(5)其他与会者的姓名。

　　一般的会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者手中，因为现代人在安排各种活动时，多半提早一个星期作规划，而且一个星期的时间大概足以做好开会前的各种准备工作。超过一个星期的会议通知比较容易被遗忘，因此当你有必要发出超过一星期的会议通知时，你最好能在开会前两、三天设法再向与会者提醒开会时间。除非是紧急会议，否则不要发出短过一星期的会议通知，因为太匆促的通知，不但令与会者来不及作好会前的准备工作，而且也很容易令他们觉得会议召集人把他们当作“呼之即来”的人物看待!

　　会场的布置

　　布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

　　座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外，在布置场地时，你仍须注意以下几项：

　　(1)应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，你最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，你也可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

　　(2)如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。

　　(3)准备视听器材。黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是：幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。

　　(4)除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。

　　(5)当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。

　　不论你对会议的规划有多详尽，不论你对会议的准备工作有多周全，倘若在开会前你对会场不作最后的审视，你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中有一则很具警惕性：假如有任何事情可能出纰漏，则一定会出纰漏，而且就在最不应该出纰漏的时候出纰漏。基于此，在开会前的半个小时至一个小时，你最好是亲自或是派人到会场审视