应考虑邀请下列两类人士与会：

　　1.对实现会议目标有潜在贡献的人

　　会议既然是以目标的实现为导向，因此主席在决定与会者人选之际所应优先考虑的，便是邀请对实现会议目标有潜在贡献的人参与。但这并不意味这些人非出席会议不可，因为主席有时可以在会议之前约见他们，并征求他们的意见。这样做，将可免除他们出席会议。

　　2.能够因参与会议而获得好处的人

　　让这些人参与会议，固然有助于会议功能的发挥，但主席也可故意不邀请他们参与，而只在会议之后，将开会的结果通知他们。

　　主席对于难以分辩是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。

　　需要特别留意的是，与会者人数不宜太多。理由有三：

　　(1)会议的成本非常昂贵，因此没有必要出席或列席的人士，尽量不要让他们参加。

　　(2)在定好的会议时间内，与会者人数一多，则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。

　　(3)与会者人数一多，沟通将趋于困难。例如当与会者只有3个人的时候，沟通渠道只有6个；与会者增至4个人，沟通渠道增至12个；与会者增至8个人，沟通渠道增至56个；其余依此类推。沟通渠道越多，与会者对信息的掌握能力将越低。

　　一般管理者所公认的较理想的与会人数，是5～7人。因为在这样的人数下，不但沟通不致发生困难，而且与会者普遍拥有较多的参与机会。倘若与会人数甚多，譬如多至20人以上，主席可以视实际需要而采取分组讨论方式，处理各种议案。

　　一名员工每次参加企业会议，都会使公司受到某些方面的损失。因此，实用经济学要求每份邀请都必须有建设性作用。假如一个人并非必须参加会议，他的时间就能在其它方面为公司多作贡献。而且，没有兴趣的出席者会造成妨碍。

　　要把每一位参加会议的人都看作资源。资源的利用应按照需要，而不是多多益善。一间拥挤不堪的房间可能使参加会议者泄气、不能实现自己的目的。

　　为了从每个资源得到最大好处，管理部门既不能把与会者的责任和技能认为是当然的，也不能假定其个人目的和公司的目的一致。人们希望从会议得到的东西往往不是会议主持人所确定的会议目标。

　　要把企业会议看成是一个若干个人的群体，他们必须互相影响以完成某项工作；不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加。下面是请你考虑的一些因素：

　　(1)参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果?

　　(2)这个人在中心议题的专门知识方面，是否确有需要或能有所贡献?

　　(3)这个人以前对这种情况，有没有经验，或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系(例如代表某一特殊利益的小组)?

　　(4)级别或地位是否适合于这个小组?(下级职员和他们的上司在一起参加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。)

　　(5)假如要做决议，这个人是否能做(他不应是一个从属的人，这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威)?(6)他是否具有行政或法律责任来进行审查或决定?

　　(7)为帮助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出一个不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用?

　　(8)他的才能或职责是否与其他与会者重复?

　　(9)由于某种理由，他或她的出席是否会妨碍会议的总体成效?

　　(10)是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在?

　　出席人应当提前了解的事项

　　1交通

　　(1)谁预定飞机票?是个人，还是公司?

　　(2)如果人们自己预定，他们找谁?是否用一个负责人的姓名，以便电话接线员一听就知道?

　　(3)他们应计划在什么时候到达?

　　(4)预定飞机票何时截止?

　　(5)从飞机场到会议场所是否提供交通工具?谁提供?

　　(6)如果不提供交通工具，个人如何自行安排交通?

　　2会议场所——要几人同住一室吗?

　　(1)如果是这样，能否挑选室友?还是和生人同住，以便人人都能多结识一些朋友?

　　(2)人们能否指定禁止吸烟的房间(许多场所现有此种房间)或不吸烟的室友?

　　(3)有无健身俱乐部?游泳池?高尔夫球场或网球场?其它娱乐设施?

　　(4)人们是否须自备体育用具?

　　3衣服

　　(1)会议场所设施在门厅和餐室是否有衣着规定?

　　(2)公司管理部门要求会议期间何种程度地遵守礼节或不拘礼节?

　　(3)娱乐活动，有精致装饰的宴会或宴会是否需要特别衣着?

　　4会议

　　(1)人们是否应当携带卷宗或顾客记录?

　　(2)会前是否有须完成的任务?

　　会议时间的选择

　　主席在选择会议时间时，首先应该考虑的便是自己的时间，此即能令自己获取充分准备以及方便自己作息的时间。这种作法并不表示主席是一位自我中心的人，因为主席既然是会议成败所系的关键性人物，在选择会议时间时，自然应以适合自己的时间为优先考虑。这是一种实事求是的作法。其次，主席也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不满，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。

　　会议时间必须包括起止时间。经验显示，绝大多数的会议都只列明开始的时间，而无结束的时间。这样的作法有两种严重的缺陷：

　　(1)与会者无法对会后的工作预作规划。

　　2)会议的效率势必降低，因为既然没有终止的时间，本来一个小时可以结束的会议，则可能被拖到三个小时才结束，这不幸应验了帕金森定律——工作将被延伸，以便填满可供完成工作的时间。为了避免上述两种缺陷，每一场会议都必须列明结束时间，而且都必须按照这个时间准备结束。就算有些会议——譬如说解决问题的会议——难以确切地把握结束时间

　　但主席至少应指明会议大约会在哪一个时间结束。

　　为了避免会议过分冗长，有些管理者故意将会议安排在距午餐、某种活动或是下班之前不久举行。这是一种可以考虑采取的方法。

　　至于一场会议到底应为时多久，这虽无一致的看法，但多数的管理者均同意，以不超过一个半小时