承办单位就可以在开会前调配。要备有一两种酒精成分不多的酒。决不要依赖宴会承办人或餐馆主动结束酒吧服务。这是主人的工作。结束酒吧的信号应该是秘密的，这样可以使无礼的宾客不去设法延长宴会。避免可能发生不愉快情况，可以通过指定一位有足够威望的主管人命令酒吧中止而无异议。假如鸡尾酒会在宴会之前，一般认为45分钟到一小时是最大的极限。假如只有鸡尾酒会，一般认为两小时是最合适的和最实际可行的。

　　为使宾客欣赏招待会，服务和时间的掌握是重要的考虑因素。不能提供合适的服务最容易把招待会变成难题。有经验的鸡尾酒会管理人员为25～100人的招待会安排一名酒吧服务员和1～2名服务员；假如人数在300人以上，就计划雇用3名酒吧服务员和4名或更多的服务员。

　　5管理人员需要帮助

　　管理宴会类似组织演出——主管人是负责全部效果、表演、费用和观众舒适的演出人。除非这个人真正有负责设计和指挥复杂集会的经验，否则他将永远不了解工作量和对众多细节的关心程度，而这些都是进行真正成功活动的要求。听其自然不可避免地带来极大的损害。管理这类性质的活动，涉及许许多多细节，没有一个人能单独完成。编列核对清单和分派工作任务是绝对必要的。

　　活动前的几小时，项目经理必须到现场检查。集会经理可以假定宴会承办人、各委员会和各助理均已完成他们的协议任务，但是讲效率和有经验的管理人愿意和他自己的工作人员仔细检查，以确保每项计划均已完全令人满意地执行。需要特别考虑的一些项目包括：

　　(1)通风和温度。要记住体温可以使室温升高。室温在开始时可以稍为凉一些，要指定不在台上就座的某人与管理部门联系调节空调。

　　(2)一般物品装备。检查家具确已按照计划放好，而且适合活动的实际需要。务必做到餐桌之间有充足的地方，以便宾客自由走动，柜面足以放下首席餐桌或供文娱活动之用，接待的地方有适当数量的椅子，出口处不堵塞，以及所有地方都整齐清洁和美丽悦目。

　　(3)特定的座位安排。仔细检查首席餐桌的安排(双向座位卡是个好办法，以免使听众中那些走近嘉宾的人为难)。假如用客人座位卡，要事先把这些卡片按餐桌号码分开放在不同的信封里，不要依靠服务员分发座位卡。

　　(4)烈酒的控制。确定酒吧服务的安排能使主人控制烈酒的意图得到实现。再次证实酒吧间领班对终止供酒时间完全理解。

　　(5)总管。再次确定服务的时间和细节。安排服务员收集就餐券(假如适用的话)，并安排服务员在上甜点和咖啡以后即刻离去(由在场助手催促服务员离去是个好办法)。

　　(6)节目。征求各发言人的意见并协调各表演节目的人，使他们都有机会熟悉环境和安排，因为小的调整可能是必要的。如果你计划安排跳舞或伴奏音乐，就指定一名工作人员监督乐队。

　　(7)安排宴会后的结束工作。招待会后的烈酒盘存；贮存或归还视听设备、专用陈列品或装饰品；向服务工作人员致酬；证实招待会和宴会出席人数，以供开帐单之用；以及其它细节。下列核对细则可以协助你制定你自己的计划表。

　　6宴会和招待会的核对细则

　　对人员配备的要求：

　　(1)项目经理。负责计划、组织、推动和全面指导及协调工作；负责监督项目全部人员的活动，器材和设施，批准全部开销和签订的协议。

　　(2)设施主持人。受项目经理委派，负责物品和服务的安排，包括与宴会承办人或场地管理部门磋商、联络和协调，监督集会场所的准备和食物与饮料的供应，以及订购、运输、安置、保管和处置所有与活动有关的特殊器材和供应品。

　　(3)公共关系指导人。受项目经理委派，负责计划、组织和指导宣传活动；与新闻媒介保持联系；可以协助项目的开发和登记。

　　第一阶段(尽量提前)：

　　①决定集会的基本目的和主题。

　　②确定时间和日期。

　　③完成项目工作人员的指派。

　　④编列暂定的邀请名单，估计出席人数。

　　⑤制定初步预算(包括如需付给出席者报酬的经费在内)。

　　⑥招标承办场地和宴会。

　　⑦选定场地和宴会承办人并签订合同。

　　⑧向签订合同者提供详尽说明、会场平面图和座位计划、菜单和服务要求等。

　　⑨设计详细的议程或规划。

　　10 约请发言人、表演娱乐节目的人、致词的人，以及其他执事人员。

　　11设计节目预告材料和发布消息日程。

　　12安排预定办法，包括确定、截限和取消日期。

　　13向大人物和特邀来宾发送邀请信。

　　第二阶段(宴会前几个月)：

　　①订购一些特殊物品如晚会纪念品、餐桌装饰品、能起说明作用的陈列品、纪念品或奖品。

　　②预定额外的视听设备。

　　③与场地管理部门考察新的事态发展、变动或添置。

　　④增加工作人员，指定专人办理登记、监督烈酒控制、陪伴发言人或特邀来宾。

　　⑤汇集资料和订购复制品(印刷的节目单、菜单、座位表和委员会名单。)

　　⑥再次确定与项目有关的人的协议(会议的时间和地点，登台露面的确切时间、报酬，以及其它细节)。

　　⑦安排出现意外情况时的代替节目。

　　第三阶段(在活动开始前的时刻，如有可能，在前一天)：

　　①确定所有接受特殊任务的人和那些在项目中出面的人的地位和理解力。

　　②通知宴会承办人和场地经理最后的登记表并检查各项要求说明。

　　③检查房间布置，使之符合计划的要求(确保适合实际需要，餐桌之间有足够的地方使宾客自由走动，柜面足以放下首席餐桌或供娱乐节目之用)。

　　④检查出口，不使堵塞，并做到整个场地整洁。⑤落实特殊装饰已按计划装置。

　　⑥视听设备就位后，要试验其工作情况(回响不会太大，扩音系统适当，放映机焦距准确)。

　　⑦仔细检查首席餐桌的安排及座位卡的位置。

　　⑧落实酒吧的服务安排使主人的烈酒控制措施得以实现，再次与酒吧领班确定酒吧结束时间。

　　⑨与总管再次确定供应时间及细节(安排收集就餐券以及上完甜点和咖啡之后服务员立即离去。)

　　10使发言人及表演娱乐节目的人员熟悉环境，因为为了