第 88 章(1 / 1)

哈佛模式-职业经理人 佚名 2000 汉字|0 英文 字 1个月前

法,使管理者如身临其境。对于一些重要的工程建设,重大的责任事故,如果采用了实况录像,可以使管理者赏罚准确,节省了调查研究的时间。照相机同样可以节约时间,如把一些重要资料拍成照片,节约了抄写的时间;某项工程发生质量问题需要索赔时,用现场若干张照片来说明,可以节约写好几页报告的时间,而且让人一看就明白,又节约了讨论、询问的时间。如果一位把自己的产品都

拍成照片随身携带,一张照片就可以说明需要20分钟才能介绍清楚的产品,大大地节约了时间。使用复印机和小型电子计算器节约时间。复印机为我们节约时间提供了理

想的现代化工具。对于重要的新书、文件、重要的地图、图形、笔记本、资料等等,复印机都能瞬间为我们复制若干份,而且准确无误,为我们节约了大量

抄写的时间,是现代化办公室不可缺少的工具之一。

  现代管理者要有准确的数量概念,对任何工作,不仅要有定性的描述,而且要有定量的描述,把定性和定量有机地结合起来。为了定量准确,小型电子

计算器可以帮我们的大忙,它计算快,错误少,使用简单,可以为我们节约大量的时间。

  有些需要管理者亲自去才能解决的事,管理者必须亲临现场。节约路途所费时间的最好办法是使用现代化交通工具,坐专车,乘飞机等等。

(三)控制文件和会议过多地占用时间

1.限制和改善文件处理办法

  职业管理者若大部分时间在文山会海中度过,整天泡在文件堆里和会议室中,必然产生官僚主义。所以必须严格控制各种文书和会议过多地占用时间。

  经常所说的文件,主要有两种:一是上级下发的文件、指示;二是下级机构的请示、汇报、总结。

  管理者应尽量减少发文件,坚决克服专靠文件指挥工作的作风。凡不该发文件的坚决不发,不该送阅的坚决不送,能听口头汇报的不写书面材料,能用电话的,以电话代替文件。这样就减少了阅读文件的时间。对已经发出或送至管理者手中的文件,也要妥善处理,不要在办公桌上形成一个“文山”。首先要将文件分类,切忌“一锅煮。”可考虑按以下类别分类:

应立即处理的、优先顺序靠后的、有关新情报的、未决定的、以后处理的。应立即处理的,是指紧急信件,马上要行动的事情。对这类文件,管理者必须马上做出决定,任何拖延、犹豫都会给工作带来损失。优先顺序靠后的,是指为某一件事情腾出特定的时间或特定的日子,归纳起来过过目就行了。

  有关新情报的,包括信件、备忘录、报告书、小册子、内部信息资料、有关同行业的报刊等等。如果自己一时没有时间阅读时,可以批转给有关职能部门先阅,并注明,要求职能部门看完后再转给自己阅读,并就有关情况提出见解。未决定的,是指暂时先放入保留档案夹中,在采取适当行动之前,一直要放在那里。以后处理的,是指需要进一步努力的,或以后再干的。包括是否是真正重要的工作,还有待进一步研究,或还需要进一步深入分析论证,以及有必要在人、财、物等方面予以较充分的安排的事项。

  管理者还应防止文件滞留。凡收到的信件、报告或其它文件,都应从速分类处理。或交办,或阅读,或回信,或存档,总之,不使文件堆放在办公桌或抽屉内。要注意的是,除极特殊的重要事情需反复研究外,一般事情应一次决定。这种处置办法可以省下以后再一次读原信,看文件和再一次思考的时间。要知道,这种“再一次”是吞没时间的“癌症”。

2.限制会议时间

  一定形式的会议是管理者沟通信息、统一认识、协调步骤、正确决策、布置工作的必要形式,也是节约时间,提高领导工作效率的重要途径之一。但是,

那种“马拉松”式的会议,没有一定中心内容的会议,议而不决的会议,使会议泛滥成灾,使管理者成天泡在会议之中,必然大大降低领导工作效率。

  现代管理者必须明白:一般情况下都要限制会议的时间。第一,不开可开可不开的会。在我们日常工作中,不是什么问题都要开会才能解决的。因此,管理者在开会前一定要问一下自己,这个会真有必要开吗?不开会能不能同样解决问题?会议要达到的目的是什么?可不可以利用非正式的会议来代替正式会议?例如:要和某部门商量某事情时,把许多人都召集到会议室的长桌旁坐下,倒不如管理者自己到部下那里去,不必一一坐下,端茶倒水,当面就可把工作决定下来,不就节约了开会的时间吗?

  第二,不开没有准备的会。会议准备包括会议中心议题,要达到的目的,议题涉及的有关部门都要事先征询意见,如涉及支出和拨款问题时,要事先征

询财政部门的意见,否则不得将问题提上议事日程。较长的议案、报告或会上要研究的其它问题,应将提纲或全文提前3天或7天左右提交与会者,使他们有阅读和思考的时间。会议主持者要先考虑一下可能的解决对策或可行方案,供大家在会上研究。要限定出席会议的人数。参加会议的除法定人员外,只有与议题有关的人员和部门的代表,与议题无关的人一律不能参加会。

  第三,不开“马拉松”式的会。每次开会的时间不能太长。要做到不开长会,就要不开没有明确议题的会和有许多议题的会。没有明确议题的会,往往东拉西扯。有许多议题的会,往往不能展开充分讨论,匆匆作了决定,执行过程中漏洞百出。预先告知与会者会议的限定时间,并在会议室墙壁上挂一个钟来显示会议的“剩余时间”,能使与会者认真对待会议,就可以缩短会议时间。要限定报告人及出席人发言的时间。要求发言力求准确,以便迅速、精干地解决多种党政事务。对于喜欢长篇发言的人,会议主持者应当提醒,这不是群众集会,不需要宣传鼓动,只谈事情本身。开会时应严禁交头接耳。有重要问题可递纸条,以便集中精力思考问题。反对开会迟到,迟到者应被看成同破坏纪律一样是不能容忍的,特别是会议主要