员会内的部分委员支持甲去做,另一部分委员支持乙去做,争论不休,最后双方妥协,只得叫条件较差的丙去做此事。
(4)责任难以明确。在委员会组织内,委员的责任感较差。因为是集体决定的事情,不是某个委员负责决定的事,所以,往往不象个人决定那样认真负
责。对于集体决定中的失误,也无法追查委员个人的责任,容易出现大家都负责而又都不负责的现象。
正是由于委员会组织本身既有优点又有缺点,所以,问题不在于公司要不要设立委员会组织,而在于如何正确发挥委员会组织的作用。既无法在公司中
取消委员会组织,也不是有了委员会组织就万事大吉了。公司应当合理地设置委员会组织,正确地发挥委员会组织的优点。为此,公司必须想办法显露出委员会组织的优点,并采取措施防止与克服委员会组织的缺点以达到成功地利用委员会组织的要求。公司应该主要注意以下各方面的问题:
(1)明确规定委员会的职权和范围。公司的每个委员会组织,都要依据其具体目的,来详细规定该委员会的权限及其职责范围,包括使每个委员都知道集体讨论的中心议题的准确范围。
如果详细规定了各个委员会组织及其成员的权限和职责范围,就可以有效地衡量该委员会组织及其成员是否尽到了责任。在规定委员会组织的权限时,
应当注意防止剥夺直线组织的权限,不要用委员会组织成员的集体权力去代替直线人员决定问题的权力。
(2)委员会规模的确定。公司的每一个委员会组织,都应有其合理的规模。一般来说,委员会组织应有足够的人数,以便能够集思广益,并容纳为完成其
任务所必须的各种专家。但是,委员会组织的人数不能太多,规模不能过大,以免浪费人员和时间,或是助长优柔寡断,造成拖延会议或是议而不决。
委员会组织的设置规模多大,当然是人们主观判断的结果。但是,委员会组织的规模究竟多大才是合理的,却不是人们主观随意决定的,而是有着客观
的依据。公司应当根据实际需要和可能条件来确定委员会组织的规模。如果因为某些人际关系而随意扩大委员会组织的规模,最终必定会给委员会组织带来
不幸的后果。
在正常情况下,公司的小型委员会组织以5—6人为宜,大型委员会以15人左右较合适。当然这也不能一概而论,笼统确定,而是通过分析具体情况,来确定每一个委员会组织的具体规模。
(3)委员的选择。把符合条件的人选入委员会,担任委员会的工作,是使委员会组织成功的一个基本因素。每个委员都必须具备在品质能力和知识诸方
面完成该委员会任务的起码条件,还应当清楚地了解其所代表的本部门情况,在同其他委员探讨问题时,既有自主性又不害怕报复,在集体决定问题时,能
把本部门利益与公司整体利益有机地结合起来,不应把委员资格看作是保护狭隘利益的工具。每个委员都必须有足够的时间和充沛的精力参加委员会组织的
工作。不宜由同一个人参加若干个委员会组织,不能用照顾关系或本人情绪而把没有才能的人塞进委员会组织;不要设置挂名的或名不符实的委员资格。
(4)主席的挑选。委员会组织作为一个集体,每个委员都有权利责任来做好委员会主席的挑选工作。虽然委员会组织实行的是集体决策原则,但委员会
主席对整个委员会组织的工作效果有着重要的作用。一位优秀的委员会主席可以使委员会避免浪费时间及其他缺点的出现,包括安排议事日程,会前周密地
准备会议内容,提前向委员们出安民告示,确定采取行动的建议,以及有效地主持工作。
对委员会主席的挑选,必须服从于完成委员会组织的任务。委员会主席要熟练地了解并把握委员会组织的优点与缺点,能够充分发挥每个委员的作用,善于启发委员们的辩论又能果断地结束这种辩论,不把个人观点强加于人但又
不迁就狭隘的观点,使会议开得生动活泼但又不走题,并能够就实质性问题作出决定。
(5)选择议题。公司的工作是多种多样的,但并非一切工作都要通过委员会组织,有些问题必须交由委员会组织决定,而有些问题就不必经过委员会组织,因此,选择委员会组织的工作议题是很重要的。
委员会组织的工作议题必须是适合于集体讨论并能够作出集体决定的议题。一般情况下,公司的发展方向、长远规划、方针政策,以及主要计划的制
定与控制这些问题,最适宜于成为委员会组织的工作议题。议题可由委员个人或几个人联合提出,也可由委员会主席提出。议题的选择应当符合所要审议和解决的问题,并需附有必要的资料,以供委员们作好准备讨论的意见。
(6)决议的执行。委员会组织作出决议并不是委员会工作的结束,而是检验委员会组织实际工作效果的起点。委员会组织工作的成败,关键要看委员会
组织的决议执行之后所带来的工作效果。不能认为开完委员会组织的会议,作出了集体决议,就完成了委员会组织的任务。恰恰相反,为了保证决议的实施,还必须进一步确定相应的检查办法,检查决议的执行情况。这种检查,既要有利于保证这个决议本身的执行,又要为委员会组织以后作出新决议时提供改进措施
为此,委员会组织的每次会议应有记录,并写出会议所讨论的问题和决定的内容。委员会组织的决议必须简明、准确,便于执行与检查,有助于在执行过程中节省时间和减少费用的支出。
二、公司组织结构的形式
(一)直线制组织结构形式
直线制结构是最古老、最简单的组织形式。
这种结构适用于小型公司。它要求经理能够对本部门所有的问题做出决策,所以,他必须是个全才。如果公司的规模扩大了,那么它或者增加管理层次,或者增加每一层次的工作单位。
在直线制结构中,直线经理和其下属之间的职权关