将全部“泡汤”。

　　(2)会议所承担的机会成本相当可观。所谓机会成本，即指投入于会议的时间、精力及金钱改变使用途径所能产生的效益。时间、精力及金钱本来可以充作多种用途。倘若不将它们投入于徒劳无功的会议，而将它们导入其它途径，则可能因而获得某些效益。这些可能获得的效益，就是召开会议所必须承担的代价。尽管会议的机会成本难以衡量，但可从一场会议花销，对它作初步的估计。假定：A、某场会议的与会者共有10位；B、每一位与会者月薪为30000元；C、每一位与会者每个月工作时间为10000分钟；D、每一位与会者在平时所享有的福利等于月薪的25%。在以上的假设下，每一位与会者在上班时间内每开一分钟的会议所须支付的代价是3.75元，而对十位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为22

　　50元!倘若将会议主持人规划会议的时间，以及会议的直接成本(资料印制、纸张、茶点等费用)包括在内，则十个人开一个钟头的会议，所须支付的代价可能接近3000元!这即是说，这十个人所开的一个钟头的会议如果无法实现目标，那么3000元就会“泡汤”，而且原先若不召开这一个钟头的会议，而将这个“泡汤”的3000元使用于其它途径，则可能产生相当可观的效益!

　　(3)与会者对会议感到不满。与会者若对某一次会议感到不满，则其反应将可能是这样的：

　　“会议的主持人原来是这样无能!”

　　“以后再由同一个主持人所召开的会议，将拒绝参加!”

　　“会议、会议、会而不议、议而不决、决而不行、行而无效!”

　　这些消极的反应可能降低士气，甚至导致员工缺勤率或流动率提高。

　　3为什么会议没有实效

　　导致会议失效的因素极多，有的存在于开会之前，有的发生于会议进行中，

　　有的则出现于开完会之后。现将诸因素罗列如下：

　　(1)会议前

　　①欠缺目标。

　　②目标不明确。

　　③欠缺议程。

　　④与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。

　　⑤会议时间不当。

　　⑥开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。

　　⑦开会通知内容欠周详。

　　⑧会议地点不当。

　　⑨会议场地设备欠佳。

　　10与会者无准备而来。

　　11未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。

　　12会议不能准时开始。

　　13会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。

　　14向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。

　　(2)会议中

　　①从事交谊活动。

　　②外界干扰。

　　③与会者发言离题。

　　④主席出难题。

　　⑤让没有必要留在会场的人员留在会场。

　　⑥犹豫不决。

　　⑦资料不充足，却贸然决策。

　　⑧少数人垄断会议。

　　⑨与会者之间交头接耳。

　　10与会者不表明真正感受或意见。

　　11与会者之间争论。

　　12与会者与主席争论。

　　13视听器材发生故障。

　　14 与会者欠缺热心。

　　15会议超出预定时间。

　　16主席未能总结会议成果。

　　(3)会议后

　　①欠缺会议记录。

　　②不能对决议事项进行追踪。

　　③不能对会议成败得失进行检讨。

　　④不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。

　　⑤与会者对会议感到不满。

　　以上诸种因素大都可由主席加以控制。以后将在有关章节中分别阐释主席所扮演的角色，以及主席角色所应具备的条件，之后再循序探讨主席应如何克服导致会议没有实效的诸种因素。

　　主席角色

　　有人说：“会议的主席有如乐队的指挥。”这句话只说对一半。会议的主席固然有如乐队的指挥那样具有举足轻重的作用，但是担当会议的主席却比担当乐队的指挥更加困难，因为前者在主持会议过程中需要扮演多种角色，而后者在主持演奏过程中则始终扮演同一角色。现将主席在各种会议中所扮演的角色阐释如下：

　　1提供信息

　　在这一类会议中，主席所扮演的角色是信息的提供者。主席不但要令与会者了解信息的内容，而且要避免使他们对信息产生误解或曲解。为了达到这个目的，主席应尽量避免以单向说教的方式垄断整个会议，而最好是能留出一些时间(比方说10%的时间)解答与会者的疑问。在这种情况下，主席又扮演了解说者的角色。

　　2培育训练

　　在这一类会议里，主席所扮演的角色是传道、授业、解惑的教师。主席的参与程度要视课程的性质，以及与会者对课程的熟悉程度而定。例如课程本身颇为深奥，而且与会者对该课程相当陌生，则主席的参与程度恐怕非高达总会议时间的75%—90%不可。但若课程本身很适合采取专案讨论或角色扮演等方式进行，那么即使与会者对该课程不甚了解，主席的参与程度大概可以降低到总会议时间的50%左右。再如与会者对课程相当熟悉，而且课程本身又适合广泛的讨论，则主席的参与程度甚至可以减至总会议时间的20%。

　　3宣传政策

　　在这一类会议中，主席为使与会者按受新政策，他首先必须扮演提供者的角色，将他所要宣传的政策作一番叙述。其次，他必须扮演媒介的角色，鼓励与会者对他所提供的政策发生兴趣。再次，他必须扮演解说者的角色，对与会者的任何疑问提供解答。最后，他必须扮演说服者的角色，设法使与会者心悦诚服地接受方针政策。在这一类会议中，主席的参与程度，大致以占总会议时间的50%至70%较为恰当。

　　4解决问题

　　在这一类会议中，主席最重要的任务在于领导与会者探索问题最佳解决途径。他通常需要做到下列五件事：

　　阐释问题的内涵、问题发生的背景、以及解决问题的重要性。

　　(2)借解说者角色，鼓动所有与会者参与问题解决。

　　(3)借控制者角色，将会议导入实现目标途径，以避免时间浪费以及无谓的意见冲突。

　　(4)借与会者角色(即脱离主席身份而成为与会者之一)，提出自己的见解。

　　(5)回复主席身份，归结会议的成果及指明未来方向。在这一类会议里，主席的参与程度，大概介于总会议时间的40%至60%较为理想。

　　5收集信息

　　在这一类会议中，主席除了扮演陈述者与媒介两种角色，以阐明会议目标及鼓动与会者提供信息外，最重要的便是扮演聆听者角色，以搜集与会者所提供的信息。因此，主席的参与程度，应以不超过总会议时间的20%较为理想。

　　由以上阐释可知，主席在不同的会议中，需要扮演不同的角色，甚至在同一个会议中，也要