休止符会改变将曲调的旋律,甚至创作出新曲。关于间的本质探讨,要视人类的智慧和应用方法而定,换一句话说,就是由“实际的战略”来决定间的价值。
时间的管理
因为时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性,所以在各种经济资源中,时间最不为一般管理者所理解。也许正因为如此,时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍,也更为严重。
所谓时间的浪费,指对实现目标毫无贡献或贡献的时间消耗。“时间管理”所探索的是如何克服时间浪费,以便有效地完成既定目标。特别提醒管理者注意的是,“时间管理”并不是指以时间为对象而进行的管理。由于时间总是按着一定的速率光临,并且按照同一速率消失,所以时间本身是无管理的。“时间管理”的正确涵义应该是面对时间而进行“自管理者管理”。管理者究竟应该如何面对时间而进行自管理者管理,以便克服时间的浪费呢?管理者认为可以从以下两个途径入手:
(1)建立正确的时间观念;
(2)培养克服时间误区的技能。
有碍时间管理的四种观念
一般人在与不同的环境、不同的年纪、不同的心绪下,对时间可能会保持不同的看法。这些看法之间往往是相互矛盾的。例如管理者有时认为“光阴似箭,日月如梭”,有时则认为“时间象蜗牛一样地爬行”,甚至有时更认为“时间处于静止状态”。再如当管理者需要料理的事情太多时,管理者总是感到“时间不够支配”,但是当管理者无所事事时,管理者又感到“不知如何消磨时间”。由此可知,一般人对时间的态度是极为主观的。在各种时间观念之中,有四种观念特别不利于时间的有效运用。它们是:
(1)视时间为主宰;
(2)视时间为敌人;
(3)视时间为神秘物;
(4)视时间为奴隶。
视时间为主宰的人:重形式而不重实质
视时间为主宰的人,将一切责任交托在时间手中。对这种人来说,它被当作一种信念。这种人深信“这只是时间问题”、“ 岁月不饶人”、“时间是最好的试金石”这一类的说法。在这种人心目中,时间犹如驾驶员,而他们则好象乘客!
视时间为主宰的人的一个主要行为特征,便是重形式而不重实质。下面是一些具体实例:
尽管他们有时需要更多的休息,但有些人每天总是在同一时间起床,尽管他们有时在那个时间并不感到饥饿。但是有些人每天总是在同一时间进餐。
有些人总是恪守固定的时间办事而不愿稍作变动。例如管理者在下班时,虽然次一班6∶05分的班车不愁没有座位,但是他们总是超5∶45分那趟拥挤不堪的班车。
有些管理者总是以时间为行为准则而忽视其它一切。例如长途电话的通话时间一超过三分钟,则令管理者感到极度不安,虽然增加的通话时间可以节省几天的旅途奔波或是代替冗长的会议。
视时间为主宰的人虽然重形式而不重实质,但这并不意味他们一定喜爱形式。管理者有时也会违背形式的要求,但管理者不敢公然违背,而只是以“自欺欺人”的方式逃避。例如管理者常听某些人说“偷得浮生半日闲”。言下之意为:
(1)他们不应当在忙忙碌碌的工作中偷闲;
(2)他们想偷闲,而且无论如何都要偷闲;
(3)他们期望能避免罪恶感或良心的谴责。
视时间为主宰的人并不面临“选择”的困扰,他们生活得颇为潇洒,因为他们只需听从时间的指挥而无需费脑筋。他们最大的缺点在于无条件的向时间屈服,以致不能善用时间,发掘生命过程中无穷的机会更无从谈起。
视时间为敌人的人:重效率而不重效能
视时间为敌人的人,经常将时间当作超越与打击的对象。这种人的行为特征为:
(1)自管理者设定难以完成的时限,以便“打破记录”或“刷新纪录”。例如这种人开车上班, 喜欢寻找捷径,以便创造纪录;对这种人来说,节省下来的一点时间好象能积蓄下来似的。
(2)在任何约定时间的场合,因早到而感到“胜利”、因迟到而感到“沮丧”。这种“胜利”或“沮丧”的感觉,是针对时间的早晚而产生,并非针对时间的早晚所导致的后果而产生的。例如有些人开会总是早到,则令早到的便是等候其他与会者的来临。仍有一些人因约会时迟到一、两分钟而感到沮丧,他们却是因自己与时间打输了一场仗而感到沮丧。
视时间为敌人的人一个最大的长处,便是洋溢着突破障碍的竞争精神。但与时间竞赛的人,是终究注定要失败的。其次,当一个人的心理经常处于竞争状态,他将难以充分体会经验、成就或喜乐。管理者也将难以生活在现在,因为他的心摆在了下一场的战斗上。管理者视时间为敌人,就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一种“投入——产出”的概念。当管理者能以较少的“投入”获得同等的“产出”,或是以同等的“投入”获得较多的“产出”,甚至以较少的“投入”获得较多的“产出”时,则被视为富有效率。
自从泰勒于上世纪前倡导“科学管理”以来,效率的概念不但已经家喻户晓,而且逐渐成为鉴定好坏与判别对错的价值尺度,甚至在若干场合中还被当作一种追求的目标!效率之所以受到如此重视,恐怕应归功于管理学界对它不遗余力的研究与追求。从早期的“动作研究”、“时间研究”与“工作设计”到近期的“作业研究”、“计划审核术”等技术性探索,无一不是致力于提高效率。在可支配的资源(包括时间)极度匮乏的情况下,讲求效率是明智和必要的,因为效率的提高足以减轻资源(包括时间)的浪费。可是,为了将“效率的提高足以减轻资源的浪费”变成事实,管理者仍要讲求“效能”。所谓效能,是指适合目标的设定,以及为完成特定目标所需的适合手段的选择。有效能的管理者不但能够制定适合的目标,而且能够选择适合的手段以完成既定目标。譬如当黑白电视机已处身于“生命循环”的成熟期,而彩色电视机正方兴未艾时,若管理者仍选定黑白电视机为目标产品,且不论其生产效率有多高,这种产品肯定要滞销。这样的管理者是无效能可言的。再如管理者为了推销