声音”并不是它追求的主要目的，因此一旦录音内容文字化之后，录音带就不再有利用价值。为了避免录音带泛滥，没有“保留声音”必要的录音带，是不需要保存的。

　　(2)录音带的有效运用。如何在工作上灵活运用录音带?主要有六道工序：

　　首先，准备10至20卷的录音带，一一标上NO.1……的号码，然后放进专用的“常备卡带箱”。

　　准备赴外录音时，按排列顺序取出需要的录音带卷数，完成录音，用铅笔注明日期及内容。每一卷录音带最好只录一个主题。

　　回到工作岗位后，先将录音内容作成笔记，再将录音带放回常备卡带箱。

　　当下一次工作需要使用录音带时，则从上次未曾使用的录音带继续轮流使用，如此每一卷录音带至少保存20卷以上的使用时限，当你想再重听一遍时，录音带内容在短时间内均可保留下来，即使20卷录音带重复使用，你也能够保持录音带的“有效期限”。

　　当录音带要重复使用时，别忘了将旧的索引销掉，重新标明新的索引。

　　有必要长期保存的录音带，可将它的外壳丢弃，保留录音带与有关内容的文件，一齐放入标有索引的档案袋中。最后，再将新的录音带置于常备卡带箱中。

　　录音带编集是指将分散于数卷录音带的录音内容，汇集于一卷录音带中。这类工作通常多由广播电台执行，一般人除了音乐歌曲之外，多半不愿代替客人从事如此繁琐的服务，因此为了避免麻烦，平时从事录音工作时，尽可能实行一卷录音带一个主题的做法。

　　(3)录像带的整理。如果工作上需要录制电视节目，那么最好选择三倍速度的VHS录像带。因为一盘两小时的T—120录像带可录制6小时的节目，符合一个主题一盘录音带的原则。万一一盘录像带必须录制多个节目，那么就必须在录像带上标明所录时数，然后才能依照录像带上的时间表找寻各个录制节目，以及计算空白带的剩余量。

　　有一个简单的方法是直接在录像带的边侧标上每段节目的时间和内容名称，只要查上面的索引，即可立即找出你所要的节目内容及其时间的长短。

　　(4)8厘米录像带的编辑。携带8厘米录像机进行访问、调查后，录制成录像带简报，早已是日益普及化的工作方式。只是编辑录像带必须具备专门技术，同时过程也相当繁琐困难。目前SONY公司推出一种专业用的手提8厘米录像带编辑机，由于具有双卡录制功能，为避免盗录，侵犯著作权法，只好在不做宣传的情况下销售。这种编辑机的操作相当简单，只要先将时间记号打入已完成的母带中，就可依照计时表进行画面剪接。每一个画面的长度相当于1/30秒，左边的卡座放母带，右边的卡座放空白带，依据你所选择的母带画面，按下剪辑按钮后，右边的空白带即会自动将画面、文字、声音全部录下。8厘米录像机采用的金属录像带，再加上录像机本身是将色度信号与亮度信号分开处理，因此转录后的画质是否会受影响，就不得而知了，但是它高达10多万元的价格，应该属于商业用途。不过也有人建议，如果要编辑VHS录像带，可以考虑使用这种8厘米机器，因为它们之间的性质相似，画面品质较为理想。

　　(5)磁碟片的整理。随着电脑普及化，磁碟片和文件一样，成为工作上不可缺少的重要资料，然而它的资料容量，却足足比纸上资料多上数百倍，只要一张小小的磁盘，就可容纳相当于100～200张A4纸的资料量。由于资料容量的增加，却使磁碟片变成资料垃圾筒，尤其碰上磁碟片愈积愈多时，就会发生找不到资料的窘况。磁碟片的功用是在于能重复记录和利用资料内容。例如当你准备将杂志上的连载汇集成单行本时，就时常利用储存于磁碟片中的原稿，重新予以修正、补充。而为了重复利用磁碟片上的资料，必须设计一种便于立即找到所需的资料的方式。

　　原则上，一张磁碟片最好只记录一项主题，由于磁碟片可容纳多项资料，为避免浪费，则尽量让一张磁碟片记录同一主题的资料，然后将类似主题的磁碟片一齐放入专用的档案袋里。磁碟片资料印制成文字后，如果无法确定资料是否会再使用，则可准备另一张磁碟片予以保存，这种磁碟被称为“垃圾筒磁碟片”。处理资料时，这种“备用空间”的事先规划是相当重要的。等到垃圾筒磁碟片容量饱和时，再予以重新检查、消除，并将值得保存的内容，依其主题分别归纳存入其它的磁碟片中。

　　3.5英寸磁碟片放入盒中时，它的开口部正好和一般磁碟片的位置相反，以致于索引上的文字变成上下颠倒，查询上相当不便。由于各家磁碟片厂牌的设计不一，因此在选择购买磁碟片时，最好能够统一使用某种品牌。至于何种磁碟片的设计方式最利于归档，你不妨到市面上查询、比较一番。

　　(6)磁碟片的当机避免法。比起音响或录像机的卡带，磁碟片显然更能够在极短时间内立即保存或消除资料，这表示磁碟片具有相当大的危险性。很多人都曾经有过这样的经验：辛苦输入的资料，往往因一时的操作错误，在瞬间就化为乌有!既然使用电脑这种资料机器，就无法摆脱风险，那么何不让机器随时有一套补救的系统存在呢?

　　1987年上市的美国苹果牌电脑附加了一种具有自动保存机能的新型软件程式kxs51.com。这种机器虽然促进套装软件的增加，但并不表示能解决所有可能发生的错误。只要随着电脑或文字处理机的硬式磁碟不断普及，资料被消失的风险就会跟着持续增加。以mackintosh为例，1984年上市的第一代3.5磁碟片容量仅有400KB，到了1987年，它的硬式磁碟容量竟高达20MB，足足比三年前进步了50倍。而随着硬式磁碟种类的增加，20MB的价格在87年底滑落至几万元左右，就连个人购买100MB的硬式磁碟都已不再是新鲜事，但这些容量足以媲美250张磁碟片的超级记忆体，一旦稍有差错，其所造成的损失恐怕难以想象。

　　尽管目前市面上出现不少预防资料消失的机器，或足以使消失的资料再起死回生的软件，但硬式磁碟毕竟也是一种磁性记录媒体，它仍然会遭遇一些